Nicht einfach nur Druck


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Durch den Einsatz von Managed Printing Services können Unternehmen die Ausfallzeiten ihrer Druckinfrastruktur reduzieren und die Verbrauchskosten optimieren. Outsourcing-Prozesse können in Zukunft noch mehr leisten. Die beiden Bereiche MPS und Document Management Services werden nahezu untrennbar miteinander verbunden sein.

Obwohl der Austausch von elektronischen Dokumenten seit langem eine gängige Praxis ist, haben Papierdokumente ihre Relevanz nicht verloren. Je nach Zweck erfordert die Geschäftskorrespondenz eine Form der Informationsvermittlung, so dass Drucker in fast jedem Unternehmen zu finden sind. Managed Print Services (MPS) wurde entwickelt, um diese Geschäftsdruckinfrastruktur effizienter zu gestalten und die Dienstleistungen und Lieferungen zur Flottenüberwachung an den Dienstleister zu übertragen. Im Idealfall wird so eine kontinuierliche Geräteverfügbarkeit und ein optimierter Verbraucherschutz gewährleistet.

Seien Sie vorsichtig
Bei Managed Print Services ist der Technologieanbieter oder Servicepartner für das gesamte Produktionsmanagement verantwortlich, das immer an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und ständig überwacht werden muss. Sie beginnt mit der Erstellung eines Dokuments und kann von der Weiterverarbeitung über den Druck und die Speicherung bis hin zur Archivierung, Ausgabe und Löschung reichen. Daher ist der Dienstleister für die Entwicklung geeigneter Lösungen sowie für die Planung, Wartung und schließlich für die Aktualisierung der Druckinfrastruktur verantwortlich. Darüber hinaus ist das externe Fachpersonal vertragsgemäß für die rechtzeitige Lieferung von Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Druckerkartuschen verantwortlich, so dass die Geräte immer geliefert und einsatzbereit sind. Eine proaktive Wartung ist durch die externe Steuerung des Netzwerkdruckers durch den jeweiligen Dienstleister möglich. Damit erhält der Partner einen Überblick über alle angeschlossenen Geräte und deren aktuelle Füllstände. Im Idealfall sollten Ausfallzeiten vermieden und Kosten wie Vorbereitungsfinanzierungen oder Kapitalkosten für Speicher ausgeschlossen werden.

Großes Ziel für Cyberkriminelle
Outsourcing kann auch aus Sicherheitsgründen sinnvoll sein. Da die Flotteneinheiten an ein Computernetzwerk angeschlossen sind, tauschen sie Daten über mehrere Ports und Protokolle aus, verfügen über eigene Betriebssysteme und Komponenten, die mit dem Server verbunden sind, und bestimmte vertrauliche Informationen werden empfangen und gesendet, was das Hauptziel der Cyberkriminelle ist. Aus diesem Grund wird die Sicherheit eines Computers mit Ausgabegeräten sehr ernst genommen. Wenn es einem Unternehmen an Experten mit den richtigen Kenntnissen oder Schwächen in der eigenen Sicherheitsstrategie fehlt, kann ein Outsourcing sinnvoll sein. Die Spezialisten sorgen dann für die Einhaltung der relevanten IT-Sicherheitsstandards und die anschließende Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen wie Systemschutz, mögliche Updates, interner Schutz von digitalen Daten und gedruckten Dokumenten.

Aber auch die MPS-Reihe sollte sich weiterentwickeln, da die Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung während der digitalen Konvertierung steigen und den digitalen Prozessen immer mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird, immer weiter weg vom sauberen Drucken. „Viele kleine und mittlere Unternehmen haben erkannt, dass sie ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse digitalisieren müssen. Die Digitalisierung ist zu einem wichtigen Problem geworden“, sagt Ingo Wittrock, Marketing Director, Ricoh Deutschland. Diese Annahme liegt den Ergebnissen der Studie „.“ zugrunde. Druck und Dokumentenmanagement in Deutschland 2019″, veröffentlicht von IDC Anfang des Jahres. Damit ist ein papierloses Büro kein ferner Zukunftstraum mehr. In diesem Sinne ist es wahrscheinlich, dass sich in den nächsten 12-24 Monaten signifikante Veränderungen ergeben werden. IDC-Beraterin für Mitteleuropa, Sabrina Schmitt, kommentiert: „Aus Sicht von IDC ist jedoch nicht nur der digitale Prozess entscheidend, denn der erste Schritt muss immer darin bestehen, die noch verfügbaren Papierprozesse zu optimieren, damit sie auch nach dem Übergang zum digitalen Prozess reibungslos umgesetzt werden können. „